TİCARİ DEFTERLERİN ELEKTRONİK ORTAMDA TUTULMASINA İLİŞKİN BİLGİLENDİRME

Bilindiği üzere, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (TTK) m.64 ve devamı hükümlerinde, tacirin defter tutma yükümlülüğü ve tutması gereken ticari defterler düzenlenmiştir.

İşletmenin muhasebesiyle ilgili olan defterler, TTK m.64/f.3 uyarınca yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri olup, TTK m.64/f.4’te düzenlenen pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri ise işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan ticari defterlerdir.

-İşletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan defterlerin elektronik otamda tutulmasına ilişkin esaslar ‘İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ’de (Tebliğ 1),

 -İşletmenin muhasebesiyle ilgili olan defterlerin elektronik ortamda tutulmasına ilişkin esaslar ‘1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği’nde (Tebliğ 2),

-Damga vergisi defterinin tutulması ve buna dair şartlar ise ‘20 Seri No.lu Damga Vergisi Kanunu Genel Tebliği’nde (Tebliğ 3) düzenlenmiştir.

Buna göre;

 1. İŞLETMENİN MUHASEBESİYLE İLGİLİ OLMAYAN TİCARİ DEFTERLER

Tebliğ 1/m.4/f.1 b bendinde, işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan ticari defterler; pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defterinin yanı sıra, müdürler kurulu karar defteri olarak tanımlanmış ve işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan defterleri zorunlu olarak elektronik ortamda tutması gereken şirketler, anılan Tebliğ 1 ile belirlenmiştir.

 Öte yandan mevzuatta, işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan ticari defterleri elektronik ortamda tutması zorunlu olmayan şirketlerin, bu defterleri ihtiyari olarak elektronik ortamda tutmalarına da olanak tanınmıştır.

 Tebliğ 1 uyarınca, elektronik ortamda tutulması zorunlu olan defterlerin yanı sıra, zorunlu olmadığı halde, şirketlerin ihtiyaren elektronik ortamda tutulmasına karar verdiği defterlerin de Ticaret Bakanlığı’nın Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS) üzerinden tutulması gerekmekte olup; defter türlerine göre her şirket türü ve ayrıca kooperatifler bakımından, işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması zorunluluğu bulunup bulunmadığı aşağıda açıklanmıştır.

1.1.     PAY DEFTERİ

Limited Şirket

 -1/1/2026 tarihinden itibaren kurulacak limited şirketlerin pay defterlerini elektronik ortamda tutması zorunludur.

-Kuruluş tescili 1/1/2026 tarihinden önce olan limited şirketlerin pay defterlerini elektronik ortamda tutması ihtiyaridir.

Anonim Şirket

 -1/1/2026 tarihinden itibaren kurulacak anonim şirketlerin pay defterlerini elektronik ortamda tutması zorunludur.

Not 1:

 -Kuruluşu Ticaret Bakanlığı iznine tabi olan anonim şirketlerin, 1/7/2025 tarihinden itibaren kuruluş işlemlerinin gerçekleştirilmesi halinde pay defterlerini elektronik ortamda tutması zorunludur. Bu şirketlerin kuruluşunun tesciliyle birlikte pay defteri ETDS’de oluşturulur. (Tebliğ 1/m.5/f.1 b)

-Kuruluşu ve esas sözleşme değişikliği Ticaret Bakanlığı iznine tabi olup da, 1/7/2025 tarihinden önce kuruluşu tescil edilmiş anonim şirketlerin 1/1/2026 tarihine kadar pay defterlerinin elektronik ortamda tutulması için gerekli geçiş işlemlerini yaptırmaları gerekmektedir. (Tebliğ 1/m.9/f.2)

Not 2:

 -Savunma sanayii alanında faaliyet gösteren, Savunma Sanayii Başkanlığı ve Türk Silahlı Kuvvetlerini Güçlendirme Vakfının birlikte veya ayrı ayrı doğrudan veya dolaylı bağlı ortaklık ve iştirakleri, Endüstriyel Yetkinlik Değerlendirme Programı (EYDEP) A sertifikasına sahip şirketler ve Savunma Sanayii Başkanlığı projelerinin ana yüklenicisi olan şirketler elektronik ortamda defter tutma zorunluluğundan muaf kılınmıştır. (Tebliğ 1/m.5/f.6) Bu çerçevede, söz konusu şirketler, pay defterlerini ihtiyari olarak elektronik ortamda da tutabilecektir.

Kooperatif

 -1/1/2026 tarihinden itibaren kurulacak kooperatiflerin pay defterlerini elektronik ortamda tutması zorunludur.

-Kuruluş tescili 1/1/2026 tarihinden önce olan kooperatiflerin pay defterlerini elektronik ortamda tutması ihtiyaridir.

Sermayesi Paylara Bölünmüş Komandit Şirket

 -1/1/2026 tarihinden itibaren kurulacak sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin pay defterlerini elektronik ortamda tutması zorunludur.

-Kuruluş tescili 1/1/2026 tarihinden önce olan sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin pay defterlerini elektronik ortamda tutması ihtiyaridir.

1.2.     GENEL KURUL TOPLANTI VE MÜZAKERE DEFTERİ

Limited Şirket

 -1/1/2026 tarihinden itibaren kurulacak limited şirketlerin genel kurul toplantı ve müzakere defterlerini elektronik ortamda tutması zorunludur.

-Kuruluş tescili 1/1/2026 tarihinden önce olan limited şirketlerin genel kurul toplantı ve müzakere defterlerini elektronik ortamda tutması ihtiyaridir.

Anonim Şirket

 -1/1/2026 tarihinden itibaren kurulacak anonim şirketlerin genel kurul toplantı ve müzakere defterlerini elektronik ortamda tutması zorunludur.

Not 1:

 -Kuruluşu Ticaret Bakanlığı iznine tabi olan anonim şirketlerin, 1/7/2025 tarihinden itibaren kuruluş işlemlerinin gerçekleştirilmesi halinde genel kurul toplantı ve müzakere defterlerini elektronik  ortamda tutması zorunludur. Bu şirketlerin kuruluşunun tesciliyle birlikte genel kurul toplantı ve müzakere defterleri ETDS’de oluşturulur. (Tebliğ 1/m.5/f.1 b)

-Kuruluşu ve esas sözleşme değişikliği Ticaret Bakanlığı iznine tabi olup da, 1/7/2025 tarihinden önce kuruluşu tescil edilmiş anonim şirketlerin 1/1/2026 tarihine kadar genel kurul toplantı ve müzakere defterlerinin elektronik ortamda tutulması için gerekli geçiş işlemlerini yaptırmaları gerekmektedir. (Tebliğ 1/m.9/f.2)

Not 2:

 -Savunma sanayii alanında faaliyet gösteren, Savunma Sanayii Başkanlığı ve Türk Silahlı Kuvvetlerini Güçlendirme Vakfının birlikte veya ayrı ayrı doğrudan veya dolaylı bağlı ortaklık ve iştirakleri, Endüstriyel Yetkinlik Değerlendirme Programı (EYDEP) A sertifikasına sahip şirketler ve Savunma Sanayii Başkanlığı projelerinin ana yüklenicisi olan şirketler,elektronik ortamda defter tutma zorunluluğundan muaf kılınmıştır. (Tebliğ 1/m.5/f.6) Bu çerçevede, söz konusu şirketler bu defterlerini ihtiyari olarak elektronik ortamda da tutabilecektir.

Kooperatif

 -1/1/2026 tarihinden itibaren kurulacak kooperatiflerin genel kurul toplantı ve müzakere defterlerini elektronik ortamda tutması zorunludur.

-Kuruluş tescili 1/1/2026 tarihinden önce olan kooperatiflerin genel kurul toplantı ve müzakere defterlerini elektronik ortamda tutması ihtiyaridir.

Kollektif Şirket

 -1/1/2026 tarihinden itibaren kurulacak kollektif şirketlerin genel kurul toplantı ve müzakere defterlerini elektronik ortamda tutması zorunludur.

-Kuruluş tescili 1/1/2026 tarihinden önce olan kollektif şirketlerin genel kurul toplantı ve müzakere defterlerini elektronik ortamda tutması ihtiyaridir.

Komandit Şirket

 -1/1/2026 tarihinden itibaren kurulacak komandit şirketlerin genel kurul toplantı ve müzakere defterlerini elektronik ortamda tutması zorunludur.

-Kuruluş tescili 1/1/2026 tarihinden önce olan komandit şirketlerin genel kurul toplantı ve müzakere defterlerini elektronik ortamda tutması ihtiyaridir.

Sermayesi Paylara Bölünmüş Komandit Şirket

 -1/1/2026 tarihinden itibaren kurulacak sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin genel kurul toplantı ve müzakere defterlerini elektronik ortamda tutması zorunludur.

-Kuruluş tescili 1/1/2026 tarihinden önce olan sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin genel kurul toplantı ve müzakere defterlerini elektronik ortamda tutması ihtiyaridir.

1.3.     YÖNETİM KURULU KARAR DEFTERİ

Anonim Şirket

 Yönetim kurulu karar defterinin fiziki veya elektronik ortamda tutulması, anonim şirketlerin tercihlerine bırakılmıştır.

Not:

 -Tebliğ 1/m.2/f.2 gereğince, Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurumu’nun gözetim ve denetimine tabi olan bankalar, varlık yönetim şirketleri ile finansal kiralama, faktoring, finansman ve tasarruf finansman şirketleri Tebliğ 1 kapsamı dışında bırakılmıştır. Buna göre; bankalar, varlık yönetim şirketleri ile finansal kiralama, faktoring, finansman ve tasarruf finansman şirketleri, yönetim kurulu karar defterlerini fiziki olarak tutmak zorundadır.

Kooperatif

Yönetim kurulu karar defterinin fiziki veya elektronik ortamda tutulması, kooperatiflerin tercihine bırakılmıştır.

Sermayesi Paylara Bölünmüş Komandit Şirket

Yönetim kurulu karar defterinin fiziki veya elektronik ortamda tutulması, sermayesi paylara bölünmüş şirketlerin tercihine bırakılmıştır.

1.4.     MÜDÜRLER KURULU KARAR DEFTERİ

 Limited şirketlerin tutması gereken defterlerden olan müdürler kurulu karar defterinin, fiziki veya elektronik ortamda tutulması, şirketlerin tercihine bırakılmıştır.

Not:

 -Müdürler kurulu karar defterinin elektronik olarak tutulması hâlinde, Tebliğ 1/m.7/f.2 gereğince, yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır.

GENEL NOT: Kuruluş tescili 1/1/2026 tarihinden önce olan ve defterlerini fiziki olarak tutan şirketlerin, ihtiyari olarak elektronik ortamda tutmak için geçiş yapmaları halinde, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterini birlikte elektronik ortamda tutmaları gerekmektedir. Bu defterlerden sadece birinin tercihli olarak elektronik ortamda tutulması mümkün değildir. Örneğin, pay defterinin elektronik ortamda tutulması; genel kurul toplantı ve müzakere defterinin fiziki olarak tutulması istemlerinin karşılanması mümkün değildir. Elektronik ortamda defter tutulması geçişinin her iki defter bakımından birlikte yapılması gereklidir.

2. İŞLETMENİN MUHASEBESİYLE İLGİLİ OLAN TİCARİ DEFTERLER

 İşletmenin muhasebesiyle ilgili olan defterler; yevmiye defteri, defter-i kebir ve envanter defteri olup, bu defterlere dair esaslar da Hazine ve Maliye Bakanlığı (Gelir İdaresi Başkanlığı) ile Ticaret Bakanlığı (İç Ticaret Genel Müdürlüğü) tarafından ortak olarak yayımlanan Tebliğ 2’de düzenlenmiştir. Buna göre, Elektronik Defter Uygulaması (e-Defter) yürürlüğe girmiş ve bununla, ilk aşamada, defter-i kebir ve yevmiye defterinin zorunlu olarak elektronik defter şeklinde tutulması öngörülmüştür.

İşletmenin muhasebesiyle ilgili olan defterler, Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS)’nde değil, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın Elektronik Defter Uygulaması (e-Defter) üzerinden tutulmaktadır.

2.1.     YEVMİYE DEFTERİ

Bütün şirket türlerinde elektronik ortamda tutulması zorunludur.

2.2.     DEFTER-İ KEBİR

 Bütün şirket türlerinde elektronik ortamda tutulması zorunludur.

2.3.     ENVANTER DEFTERİ

 Bütün şirket türlerinde fiziki veya elektronik ortamda tutulması şirketlerin tercihine bırakılmıştır.

(Tebliğ 2/m.3.2.6 Ek Paragraf) Not 1:

-Tebliğ 2/m.3.2.1 gereğince, defter tutma yükümlülüğü bulunmayan dernek, vakıf, sendika, oda, birlik, federasyon, konfederasyon gibi mükellefler ile kurumlar vergisinden muaf olan kooperatifler* ve iflas kararının devamı müddetince iflas halinde olan mükelleflerin, e-defter uygulamasına dahil olma zorunluluğu bulunmadığından, işletmenin muhasebesiyle ilgili olan ticari defterlerini fiziki veya elektronik ortamda tutmaları tercihlerine bırakılmıştır.

*Kuruluşta, kurumlar vergisinden muaf olması sebebiyle işletmenin muhasebesiyle ilgili olan ticari defterlerini fiziki tutmayı talep edecek olan kooperatiflerin, kurumlar vergisinden muaf olduğunu ispatlayan belge ile Müdürlüğümüze başvurması gerekmektedir.

Not 2:

 - Gelir İdaresi Başkanlığı’nın 13/10/2025 tarihli e-Defter Uygulamasında Envanter Defteri Kullanımı Hakkında Duyurusu’nda, envanter defterinin elektronik ortamda tutulmasına yönelik uygulamanın e-Defter sisteminde 1/1/2026 tarihi itibariyle devreye alınacağı bildirilmiştir.

3. DAMGA VERGİSİ DEFTERİ

 Damga vergisi defteri tutulmasına dair esaslar Tebliğ 3 ile belirlenmiş ve buna müteakip çıkan ‘32-43 ve 44 Seri No.lu Damga Vergisi Kanunu Genel Tebliğleri’ ile damga vergisi defteri tutması zorunlu ya da ihtiyari olan şirketlere ilişkin düzenlemeler getirilmiştir.

 Buna göre damga vergisi defteri, anonim şirketler bakımından zorunlu şekilde ve diğer şirket türleri bakımından ise ihtiyari şekilde tutulması gereken bir defter olup, elektronik ortamda tutulmasına ilişkin bir düzenleme bulunmadığından, damga vergisi defteri tutan şirket veya koopeatifler bu defteri fiziki olarak tutmaya devam edecektir.

493 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği gereğince, ticaret sicili müdürlükleri kuruluşta, anonim şirketlerle birlikte kooperatifler için de damga vergisi defterinin açılış onayını yapmaktadır.

DİKKAT:

 Yukarıda da açıklandığı üzere, Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS) ile e-Defter uygulamasının her ikisi de elektronik defter sistemi olmakla birlikte, tutulan ticari defterlerin farklı olmasının yanı sıra iki defter sistemi de farklı kurumlar tarafından geliştirilmiştir.

Bu itibarla, işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan ticari defterlerin Ticaret Bakanlığı’na ait ETDS üzerinden tutulduğu ve işletmenin muhasebesiyle ilgili olan ticari defterlerin ise Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından geliştirilen e-Defter uygulaması üzerinden tutulduğu karıştırılmamalıdır.